Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk

CyberMatic, gevestigd aan Hofmanweg 5A, 2031 BH Haarlem (KvK 96925469), is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. De verklaring geldt voor de PipeEnrich-app en de bijbehorende pagina's op cybermatic.nl. Contact: info@cybermatic.nl.

Onze twee rollen

We verwerken gegevens in twee rollen:

• Als verwerkingsverantwoordelijke voor je accountgegevens, facturatie, gebruikslogs en supportcontact.
• Als verwerker voor de gegevens in jouw Pipedrive die de app namens jou leest of schrijft. Jij bepaalt via de veld-mapping en instellingen welke gegevens dat zijn. Wil je een verwerkersovereenkomst afsluiten, mail ons dan.

Welke gegevens we verwerken

• Accountgegevens: naam en e-mailadres van de Pipedrive-gebruikers die de app gebruiken en de gegevens van je Pipedrive-bedrijf (naam, id, API-domein).
• Koppelingsgegevens: de OAuth-tokens waarmee de app namens jou met Pipedrive communiceert.
• Facturatiegegevens: bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-nummer, factuur-e-mailadres, referentie en de betaal- en abonnementsstatus.
• Gebruiksgegevens: per KvK-opvraging een logregel met wie de opvraging deed, wanneer, welk KvK-nummer of welke zoekterm, en of die slaagde. Nodig voor de credit-administratie en support.
• KvK-gegevens: de opgehaalde Handelsregister-uittreksels bewaren we in een archief, zodat herhaalde opvragingen uit de cache komen en geen credits kosten. Handelsregisterdata kan persoonsgegevens bevatten, bijvoorbeeld van eenmanszaken.
• Partnergegevens: meld je je aan voor het partnerprogramma, dan verwerken we ook contactgegevens, facturatiegegevens en uitbetaalgegevens (IBAN). Bezoeken via een verwijslink registreren we met een gehasht IP-adres, browserinformatie en tijdstip.
• Support: e-mails die je ons stuurt en onze antwoorden daarop.

Waarvoor en op welke grond

We gebruiken deze gegevens om:

• de app te leveren en te laten werken (uitvoering van de overeenkomst);
• te factureren en onze administratie te voeren (uitvoering van de overeenkomst en wettelijke plicht);
• misbruik te voorkomen, fouten op te sporen en de dienst te beveiligen (gerechtvaardigd belang);
• je te helpen bij supportvragen (uitvoering van de overeenkomst).

We verkopen geen gegevens en gebruiken je gegevens niet voor advertenties.

Sub-verwerkers en ontvangers

De app en de database draaien bij Scaleway in een datacenter in Amsterdam. Daarnaast gebruiken we deze partijen:

• Pipedrive: jouw CRM. De app leest en schrijft daar alleen wat jij via de mapping en instellingen bepaalt.
• Kamer van Koophandel: opvragingen lopen via de officiële KvK API.
• Mollie: betalingen (iDEAL en SEPA-incasso).
• WeFact: het aanmaken en mailen van facturen.
• Sentry: foutregistratie in productie. Foutrapporten zijn technisch van aard; we sturen er niet standaard persoonsgegevens in mee.
• Anthropic: alleen wanneer je de AI-veldmapping gebruikt. We sturen dan de velddefinities (namen en types) van je Pipedrive-organisatievelden en de KvK-veldcatalogus, geen inhoud van je records.

Bewaartermijnen

• Accountgegevens, koppelingsgegevens en instellingen bewaren we zolang je de app gebruikt. Verwijder je de app en wil je dat we je gegevens wissen, mail dan info@cybermatic.nl; we verwijderen je accountgegevens dan uit onze systemen.
• Facturen en betaalgegevens bewaren we 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Gebruikslogs bewaren we zolang dat nodig is voor de credit-administratie en support.
• Het KvK-archief bevat Handelsregisterdata en dient als gedeelde cache voor opvragingen; het is niet gekoppeld aan personen buiten wat het register zelf bevat.

Beveiliging

• Alle verkeer loopt over TLS. Elke aanvraag vanuit het paneel wordt geverifieerd via de Pipedrive-iframe-JWT; routes zijn standaard afgeschermd (deny-by-default).
• Data is strikt gescheiden per Pipedrive-bedrijf (multi-tenant); er wordt nooit company-overstijgend gelezen.
• De infrastructuur draait binnen de EU (Amsterdam) en toegangssleutels beheren we buiten de codebase, in een secrets-manager.

Jouw rechten

Voor de gegevens waarvoor wij verantwoordelijke zijn heb je recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Mail je verzoek naar info@cybermatic.nl; we reageren binnen 30 dagen. Gaat het om gegevens in jouw Pipedrive, richt je verzoek dan aan de organisatie die dat CRM beheert. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies

Deze pagina's gebruiken geen tracking- of analytics-cookies. De website onthoudt alleen je taalkeuze in een functionele cookie. De app zet een functionele sessiecookie tijdens installatie en inloggen; het paneel zelf werkt zonder cookies, via een beveiligde Pipedrive-token.

Wijzigingen

We passen deze verklaring aan wanneer de dienst of de regelgeving daarom vraagt. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging.

Contact

CyberMatic · Hofmanweg 5A, 2031 BH Haarlem · KvK 96925469
Vragen over privacy? Mail info@cybermatic.nl.